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士不可以不弘毅,任重而道远——浅谈企业商标管理岗位职责

发布时间:2018-05-18
  •   作者:王秀青

      引言:工作接触中了解到,企业实际的知识产权管理工作有些是商标、专利、版权集中一个部门管理,有些是分部门管理。本文讨论的不是负责商标的某个人的工作职责,而是企业负责商标管理工作的“岗位”应具备的职责探讨。每个企业根据商标工作与自身经营的重视程度不同,岗位匹配的人员亦有不同,可能是“半个人”、可能是“一个人”、可能是“几个人”。由于条件所限,笔者并未针对大量企业进行实地调研,在此笔者只是根据日常工作中,与企业商标岗位的沟通以及自己对于商标管理岗位职责的理解,对于商标管理岗位应具备的工作内容进行归纳总结。以下所总结的企业商标管理工作存在的问题,也许有失偏颇,旨在探讨。根据了解存在的问题,根据工作经验所列出的商标岗位职责的内容,不可能覆盖到所有企业类型,仅从部分匹配功能以点带面,希望引出更多与企业经营市场层面有关的岗位职责探讨。

      一、企业商标管理存在的问题

      1. 商标管理意识缺失,商标“裸奔”潜在法律风险

      大部分企业的商标管理岗位主要工作重点仍然只是商标的基础申请及相关的基本法律事务处理,远没有与企业的经营和市场战略相结合,上升到企业战略管理层面,并未与企业市场战略、品牌战略进行匹配服务。对于商标工作要前置到产品市场之前,一部分企业远远没有达到,往往是产品上市了,商标被抢注了,或者产品名字经查询已经有在先商标,继续使用有侵权风险,抑或是产品名称本身不符合商标法规定的注册要求,很难注册成功等等各种情况出现,总之是商标在未注册的情况下,先在市场上“裸奔”,这类企业很容易使商标管理流于形式,给企业带来侵权法律风险。

      还有些企业即使商标注册成功,在商标实际使用中缺乏系统的针对性管理,出现商标不规范使用,或者大量使用却不能提供有效的使用证据,导致商标被工商查处??罨蛘弑怀废?。

      2. 缺乏商标管理制度,流程制度流于形式难以落地

      少部分企业制定了商标管理制度,但实际落地与制度规定一致的少,出现“落地难”的现象。商标运营纳入企业管理范畴的企业就更少,致使商标功能的利用率不高,商标事务流程缺乏连贯性,规范性,经常难以应对出现法律问题后的证据提供需求。

      3. 商标岗位管理不明确,商标管理不能配合市场发展

      大部分企业商标管理未形成惯性,岗位职责不清,导致商标工作缺乏组织保障,在企业经营过程中,商标管理未能起到配合企业市场发展,增强企业竞争力的应有作用。

      二、针对存在的问题,企业应设置的商标岗位职责

      1、建立商标管理制度

      制定《商标管理制度》、明确《商标管理流程》是商标管理最基础的工作,首先明确商标管理人员职责。

      2、完善商标事务流程

      根据商标申请需求,走审批流程,查询后设计标样进行注册申请

      确定申请主体、商品范围等;商标查询,知晓是否存在在先权利冲突,并根据商标查询结果调整申请方案确定。显著性强的申请标识(可能会委托设计公司,如委托设计公司要签订委托设计协议并约定版权归属。)

      递交商标申请

      如果是企业自己申请,需要拟好申请书;如果是委托代理机构申请,则需要事先进行代理机构的考察,选择代理机构,与代理机构签订委托合同,之后对代理机构代理商标申请的事项进行全程的监督与跟踪,及时与代理机构协调沟通,准备好相关的证明材料,如营业执照复印件等。

      申请过程中的异常状态监控

      如申请下发补正意见,则应根据意见进行修改;如申请遭遇驳回或遇到他人提出异议,则应根据审查动态与专业的商标非诉律师沟通讨论决定是否申请复审,如何进行异议答辩,并准备复审、异议答辩所需要的证据证明材料;以上事宜如需代理机构代理相关事宜,还需要考虑签订委托合同。

      商标申请过程的请示及沟通

      随时向自己岗位上级报告商标申请进度以及出现的状况,并给出建议请求指示,做好本单位与代理机构之间的沟通和协调

      材料存档

      以上所述程序和内容所涉及的所有材料均应做好归档备案,供日后查找使用。如委托设计,则需要委托函或合同书等所有材料包括向上级的请示函均应存档可查,此阶段的存档材料对于证明商标“血统”至关重要,日后如有纠纷产生,就需要提供商标设计的原始证据材料。

      3、规范和监督商标使用

      规范商标使用,避免不正确使用。对于负责商标使用部门的相关人员进行商标培训,讲解商标的正确使用方式、告知不正确使用的隐患及后果等。

      注册商标标识的印制和管理。标识印制如需和其他单位或企业合作(如模具、包装等),则要签订合作合同。标识的管理应由主管部门统一执行,其他部门或企业未经准许不能私自印制。

      监督商标的使用过程,纠正不规范使用。有不规范的地方应及时指出,并予以纠正。

      定期保存商标使用证据,预防商标被撤销。监督规范使用过程中,应每年收集商标使用证据,应对可能出现的商标被以“三年不使用”风险撤销。

      4、商标运营及档案管理

      商标许可给他人使用的,应负责签订许可协议,有偿或无偿均应在协议中明文规定。

      商标信息有变更的,例如注册人名义、地址等,应及时到向商标局递交变更申请并做好备案。

      如有商标到期应续展,则应及时向商标局递交续展申请,如有商标到期计划不再使用而不续展的,应及时停止使用废弃的商标标识,并做好备案工作。工作中曾出现市场部门使用未经续展的注册商标,并标注注册标记,被工商部门处罚的案例。

      商标有转让、受让,以及其他需要签订合同等情形,应负责签订转让或受让协议;受让他人商标专用权的,也应该做好权利的转移工作,负责和对方沟通,确保权利的唯一性、合法性等。

      商标档案对于应对可能出现的商标纠纷,著名商标评选等工作的材料支撑至关重要。商标档案管理不应仅仅是书面文件和照片存档,应严格按照法律意义上的“证据”进行分类统计,纸件和电子版双重存储,最好能有商标电子管理系统与企业OA管理系统对接,可以做到分类存储,灵活调取。

      笔者服务的客户,就有凭借多年前与设计公司签订的设计合同,设计公司设计手稿,设计图样的报纸上的版权声明等证据,赢得了自己很重要的商标注册案例。如没有完善的档案管理工作,是很难找到十几年前的原始证据的。

      5、积极进行商标推广与宣传

      配合商标策划部门制定商标推广策略及计划,包括推广形式、合作对象、推广期限、人员职责、所需经费等。

      向上级报告策划内容,并和其他相关部门(如销售部等)沟通,必要时可配合其他部门制定联合推广计划。

      和外部单位合作进行商标推广,应负责和外部单位的谈判和沟通,签订合作协议,推广所需的商标标识(如视频版、平面印刷版、数字格式版、与产品结合等)应提前准备妥当。

      6、信息更新与培训

      商标管理人员必须经常与政府商标管理部门和相关协会保持联系,接受专业指导,掌握商标政策法规,了解商标信息,提高商标管理水平。在接受外部培训充实自己的同时也应该向企业内其他部门提供有关商标的法律咨询和组织培训。

      结语:企业商标管理人员在进行商标管理过程中不应只把“商标管理岗位”看成只负责商标工作的单一法律服务部门或者商标申请注册部门,还应具备企业经营思维,让商标工作融入企业经营过程,不仅商标申请,注册工作前置于市场行为,而且还要能将商标工作与企业的生产,销售行为相结合,既能满足法律注册要求,又能满足产品宣传需求。企业商标管理人员日常工作中还应该不断的扩大交流,及时的吸取其他企业的先进管理经验,这样才会使管理水平不断提升,所以商标管理岗位职责并非固化不变,应是随着企业经营需求动态调整,以能更好的匹配企业经营需求。能具备企业经营的大格局,担当站在企业经营的角度辅助企业发展战略,完善并利用好企业商标管理岗的职责,站得高,看得远,任重而道远

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